Empresas devem definir normas para uso do WhatsApp no trabalho
Com regras claras, bem definidas e compartilhadas entre seus colaboradores, as empresas devem orientar a todos quanto ao uso dessas ferramentas tecnológicas de comunicação
Por Renato Melquíades, especial para o Blog de Jamildo
Há alguns poucos anos, o fax era um instrumento de trabalho necessário a qualquer escritório. Por meio dele, eram encaminhados documentos escritos de forma veloz, ao menos em comparação ao tempo que uma carta física levava para percorrer a distância até as mãos do destinatário. Também existia o bip, que transmitia as mensagens de texto mais curtas, no estilo das já antiquadas mensagens “sms”.
Esses equipamentos desapareceram do mundo corporativo. Nos escritórios e empresas atuais, as ferramentas de comunicação mais utilizadas no ambiente de trabalho são o e-mail e o telefone celular, em especial os smartphones, com um crescimento vertiginoso do uso de aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, em detrimento das ligações de voz.
Com o desenvolvimento tecnológico, esses aplicativos evoluíram rapidamente, deixando de serem usados apenas para troca de mensagens de texto para se tornarem verdadeiros canais privilegiados de troca e transmissão de dados, arquivos e documentos, de todos os tamanhos e tipos.
Todavia, a praticidade da comunicação e a maciça utilização do WhatsApp no ambiente de trabalho trazem desafios para as empresas quanto à segurança das informações existentes nos telefones de seus trabalhadores. Alguns incidentes são comuns, como perda de dados por extravio de aparelho, roubo de celulares contendo arquivos sensíveis da empresa e compartilhamento indevido de informações.
Outro aspecto importante diz respeito ao que pode ser tratado pelo aplicativo. Por exemplo: durante a pandemia, quando houve um impulsionamento do uso dessa tecnologia para a comunicação corporativa remota, chegou à Justiça do Trabalho uma discussão sobre a validade e a razoabilidade de demissões via WhatsApp.
Em julgados recentes, a Justiça posicionou-se pela legalidade da comunicação de dispensa feita pelo aplicativo, destacando que se trata de um meio de comunicação como qualquer outro.
Dessa forma, é fundamental que as empresas adotem manuais de conduta acerca da utilização, por seus trabalhadores, de equipamentos tecnológicos para a realização das atividades profissionais. Regras claras, que devem ser transmitidas a todos, com a repetição sistemática de orientações e treinamentos quanto ao uso de e-mails corporativos, em especial o formato webmail, laptops, pen-drives, telefones celulares e redes sociais.
Quanto ao WhatsApp, devem ser estabelecidas normas quanto aos horários de envio de mensagens, à presença em grupos corporativos, à necessidade de atenção ao aplicativo durante a jornada de trabalho, aos assuntos que podem ser tratados e aos dados que podem ser transmitidos pela ferramenta, se esta hipótese for admitida pela empresa.
Com regras claras, bem definidas e compartilhadas entre seus colaboradores, as empresas devem orientar a todos quanto ao uso dessas ferramentas tecnológicas de comunicação, evitando-se problemas quanto a horas extras, extravio de dados sensíveis e conflitos de convivência.
Advogado, mestre em direito do trabalho.