Com o avanço do novo coronavírus (covid-19) e as medidas de isolamento social para tentar conter a doença, o home office virou uma realidade para muitos brasileiros. Quem não está acostumado com o teletrabalho está tendo que adaptar suas rotinas antes presenciais e vivê-las à distância com a ajuda de ferramentas digitais, em meio ao desafio de se manter concentrado e com uma comunicação eficiente com sua equipe.
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A contadora Jacilene Barbosa, 49 anos, é uma das milhares de pessoas que adotaram pela primeira vez o home office e trocaram o escritório por um cômodo de sua casa para trabalhar, em tempos de coronavírus. Segundo ela, que divide a residência com irmãs, sobrinhos e uma pequena cadelinha, desempenhar as atividades profissionais remotamente é difícil, porém necessário. "Apesar de tudo ser novo e complicado para mim, trabalhar de casa é necessário”, diz ela, lembrando que depende do transporte público para ir ao trabalho e, portanto, estaria sujeita a aglomerações. A profissional sente-se mais concentrada em casa, o que, segundo ela, também é um ponto positivo.
Para ajudar quem está realizando teletrabalho, principalmente aqueles que nunca tiveram experiência com a modalidade, especialistas dão dicas para facilitar adaptação ao home office e ser produtivo durante pandemia da covid-19. Entre as sugestões, há recomendações de como liderar uma equipe à distância, planejar horários, dividir tarefas, realizar reuniões online, além de como proteger dados corporativos.
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Programe-se e tenha controle sobre suas atividades desde o início do dia. Essa é a dica da Marina Henning, especialista em branding e planejamento de carreira. “Não é porque a pessoa está em casa que uma rotina não é necessária”, pontua ela, ressaltando que os prazos de entrega não mudam, e, portanto, é preciso que cada pessoa crie um planejamento das atividades que são prioritárias.
Também é importante manter a equipe informada e com relatórios do que está acontecendo na empresa. Uma alternativa para se comunicar com os colegas de trabalho é a realização de reuniões online. Para Tathiane Deândhela, especialista em produtividade, esses encontros virtuais são importantes para ajudar no foco e alinhamento de metas e expectativas de toda a equipe. “A dica é que a reunião tenha pauta e não seja muito extensa”, aconselha ela, que também recomenda o aplicativo Zoom para realizar videoconferências.
Para ajudar os profissionais neste período de isolamento social, várias empresas de tecnologia liberaram gratuitamente softwares e aplicativos para reuniões online. Entre as ferramentas estão o Workplace, do Facebook, destinada a governos e serviços de emergência por 12 meses. A Microsoft também disponibilizou o Teams, serviço de comunicação, reuniões e planejamento. Já a Google liberou o acesso gratuito aos recursos avançados de videoconferência do Hangouts Meet em todos os países até o dia 1º de julho. Além dessas ferramentas, outras com o Trello, Asana, Slack, Mural, Miro e Cucko podem ajudar na organização da rotina de trabalho e das videoconferências.
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Apesar dos vários serviços disponíveis, outras medidas precisam ser adotadas para que as reuniões online sejam uma boa experiência para a equipe. Por isso, a especialista em infraestrutura Sylvia Bellio também recomenda cuidados com a qualidade da conexão de internet, com a escolha de um ambiente físico iluminado adequadamente para realizar o encontro virtual e com os equipamentos adequados para a atividade. Outra sugestão de Bellio é conversar com os familiares para explicar a mudança na rotina, principalmente se na casa houver crianças pequenas. “É importante avisar e explicar para as outras pessoas que vivem com você sobre a situação”, argumenta.
Proteção dos dados
Com tantos aparatos tecnológicos para trabalhar remotamente, um problema surge: a vulnerabilidade do ambiente de acesso virtual da casa do colaborador. Segundo Kelly Carvalho, assessora econômica da FecomercioSP, o roubo de dados pode gerar danos irreparáveis para as empresas. Por isso, ela alerta que é preciso rever o sistema de segurança do acesso remoto empresarial. “Em alguns casos, será necessário investimento, mas algumas medidas simples já podem auxiliar nesse primeiro momento”, afirma ela, apontando ações como a alteração periódica usuário e senha; cuidado com mensagens desconhecidas; e a atualização do sistema operacional e antivírus.
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