Saiba como a gestão do tempo pode ajudar na melhor produtividade e na qualidade de vida

Semana passada, falei, aqui na coluna, sobre a compulsão por trabalho e como isso, a longo prazo, pode prejudicar os resultados no trabalho e comprometer a qualidade de vida. Sem dúvidas, uma das melhores dicas para não se tornar um workaholic e ter equilíbrio na vida, é fazer uma boa gestão do tempo. Afinal de contas, o tempo é o mesmo para todos, o dia tem 24 horas e não privilegia ninguém.

Apesar disso, é muito comum ver pessoas reclamarem da falta de tempo diante das mil e uma responsabilidades e atividades do dia. Quem nunca achou que o dia deveria ter 48 horas para dar conta de tudo? O fato é que os compromissos são muitos e envolvem não só a vida profissional. O tempo tem que ser suficiente para relacionamentos, família, cuidar da saúde e de nós mesmos.

A organização e o planejamento podem ser a chave para administrar melhor o tempo e conquistar maior produtividade ao longo do dia; deslocamentos, falhas de comunicação e falta de planejamento são os fatores que desordenam a rotina e tornam o dia um verdadeiro caos. A sensação de chegar em casa cansado e não ter feito nada de concreto é frustrante e consequência da falta de disciplina em seguir uma rotina mínima. Afinal de contas, nada mais chato do que passar o dia apagando incêndio. O resultado disso pode ser cansaço excessivo, desmotivação e problemas interpessoais no trabalho e em casa.

É importante saber que a gestão do tempo é um processo de organização das atividades feitas por um planejamento que aproveite o tempo da melhor maneira, gerando mais resultados e eficiência. No passado, lidávamos com o tempo de outra maneira, mais tranquila; as cartas demoravam dias para chegar, as barreiras geográficas eram maiores e a comunicação mais lenta. Mas a tecnologia mudou esse cenário; estamos todos conectados, com smartphones nas mãos o tempo todo, e isso rompeu barreiras e eliminou a necessidade da presença física.

Hoje, conseguimos ter maior controle do nosso tempo, o que nos torna responsáveis pelas atividades do dia a dia e quanto nos dedicaremos ao trabalho, a família e a nós mesmos. Mas como fazer isso de maneira prática? Aqui vão algumas dicas que podem te ajudar com isso:

• Planeje-se

Planejamento é fundamental. Tenha seus planos diários, semanais, mensais e até anuais.

Escrever seus planos é a melhor forma de definir as ações que devem ser realizadas para atingir seus objetivos. Com planejamento, você se torna mais eficiente e atinge melhores resultados.

• Estabeleça prazos

Definir um tempo para se dedicar a cada atividade é fundamental para não andar em círculos e não perder tempo em algo que não evolui.

Não é necessário ser tão rígido, mas ter um tempo médio para cada atividade vai lhe dar agilidade.

• Use a agenda

Para executar as atividades estabelecidas no seu planejamento, nada melhor que uma agenda. Com ela, você terá maior controle do tempo e não esquecerá seus compromissos.

A tecnologia oferece uma série de opções vinculadas ao e-mail ou em aplicativos de celular. Escolha a que mais gosta e não deixe de segui-la.

• Saiba dizer “não”

Quem fala sim para tudo, acaba ficando sem tempo para se dedicar as próprias metas. Por isso, aprenda a dizer não para aquilo que tira seu foco e lhe afasta dos seus objetivos.

Ajudar o chega de trabalho é gentil, mas se chega ao ponto de prejudicar sua rotina na empresa, diga não.

• Priorize suas atividades

Estabeleça seus critérios de priorização das atividades. Pode ser o prazo de entrega, o grau de dificuldade da atividade ou a relevância daquela entrega para a empresa, mas tenha uma clareza da prioridade daquela atividade na sua rotina.

Isso evita atrasos e ajuda na qualidade das suas entregas.

• Aprenda a delegar

Centralizar as tarefas faz com que você trabalhe mais, tenha uma agenda mais atribulada e ainda prejudica o time.

Delegar as atividades melhora a fluidez dos processos, contribui com resultados melhores e motiva a todos.

• Prepare-se para os imprevistos

Por mais planejado que você seja, imprevistos sempre acontecem. Ao longo do dia, sempre surgiram atividades extras e fora da agenda. Não adianta se desesperar ou ser cartesiano demais.

Se planejar é importante sim, mas ser flexível também. Por isso, sempre tenha espaços entre uma reunião e outra e momentos livres na agenda para os imprevistos que surgem.

Com mais eficiência nas tarefas e melhores escolhas, você entenderá que é possível ter uma rotina de trabalho mais leve e ainda se dedicar a sua vida pessoal.